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FAQ Data Quality

Comment mieux qualifier vos bases emails ?

Questions générales

Pourquoi faire un nettoyage de base emails ?

Le nettoyage d’une base de données par le service Data Quality permet d’optimiser la délivrabilité de vos emails par le biais de la détection des emails erronés :

  • NPAI Soft
  • NPAI Hard
  • SpamTrap et HoneyPot

Le nettoyage identifie également les contacts inactifs au sein d’une liste de contacts.

Bien utilisé, le nettoyage permet de supprimer les emails invalides, de segmenter les individus inactifs et piloter ainsi des actions marketing à destination de chaque statut identifié.

La mise à jour des données avec les résultats de Data Quality permet de focaliser les envois emailing sur des contacts actifs et rentables, ce qui réduit nettement le nombre d’emails routés tout en améliorant l’efficacité de chaque campagne.

C'est quoi la délivrabilité ?

A l’origine « Deliver ability » en anglais, ce mot a été condensé pour donner Delivrability. Une fois dans l’hexagone, le mot est francisé pour donner : Délivrabilité.

La délivrabilité désigne la capacité des e-mails marketing à parvenir convenablement dans la boîte de réception des destinataires. Plusieurs facteurs peuvent impacter la livraison des emails, dont la qualité de la base de données utilisée.

C'est quoi un NPAI Soft ?

Un NPAI Soft, aussi appelé Soft Bounce, est une adresse email qui renvoie un message d’erreur au serveur d’envoi de l’expéditeur d’une campagne email.

Un NPAI Soft est une erreur ou une indisponibilité provisoire d’une adresse email. Cela peut signifier, par exemple, que la boîte de réception est pleine. Il arrive également qu’un Soft Bounce soit identifié comme tel si une erreur de syntaxe s’est glissée dans l’email.

Il faut en moyenne attendre 48h pour une solution de routage professionnelle pour détecter définitivement les NPAI Soft et les Hard Bounce. En effet, un serveur d’envoi professionnel va effectuer plusieurs tentatives d’envois pour une même campagne sur les adresses emails en Soft Bounce pour pallier à cette indisponibilité temporaire et délivrer le message au destinataire.

C'est quoi un NPAI Hard ?

Un NPAI Hard, également appelé Hard Bounce, est contrairement à un NPAI Soft une erreur définitive d’une adresse email. Plusieurs raisons sont à l’origine des NPAI Hard :

  • Nom de domaine inexistant
  • Adresse email inconnu

Classifiés par les serveurs de messageries professionnels, les NPAI Hard sont généralement détectés quelques heures après l’envoi du message.

Définitivement erronée, une adresse identifiée comme NPAI Hard doit être supprimée de la base de données où elle se trouve, au risque de dégrader votre délivrabilité.

C'est quoi un SpamTrap ?

Un SpamTrap est une adresse email utilisée spécifiquement pour détecter les activités et serveurs utilisés par les spammeurs.

Bien souvent, ce sont d’anciennes adresses emails qui sont ensuite réactivées par les FAI (Fournisseurs d’Accès Internet) pour identifier les bases de données de spammeurs. En effet, si un email arrive dans les boîtes de réception d’une de ces adresses, cela signifie qu’elle a été collectée par un spambot.

Le fait d’avoir des SpamTrap dans sa base emails augmente les risques en termes de délivrabilité (blacklistage des serveurs, noms de domaines et IP).

C'est quoi un HoneyPot ?

Un HoneyPot est une forme plus dangereuse du SpamTrap. C’est une adresse email piégée, tout spécialement créée pour identifier des pratiques de collecte d’adresses emails illégales.

En effet, ces emails sont disséminés à divers endroits sur Internet, dans des forums par exemple, et ne sont pas utilisés dans le cadre de formulaire en opt-in. Tout email reçu sur la boîte de réception d’un HoneyPot signifie que sa collecte a été réalisée en dehors des règles de collectes légales.

Les FAI et webmails utilisent les HoneyPot pour détecter les spammeurs et les adresses IP de leurs serveurs d’envois afin de les blacklister.

C'est quoi un contact inactif ?

En email marketing, un contact est considéré inactif lorsque celui-ci n’a pas ouvert un message depuis un certain moment.

Lors du nettoyage d’une base de données via Data Quality, nous estimons qu’un contact est inactif lorsqu’un individu n’a pas ouvert d’email depuis plus de 3 mois.

D’un point de vue légal, tout contact inactif de plus de 3 ans doit être supprimé de vos listes de contacts.

C'est quoi un blacklistage ?

Le blacklistage est un système d’auto-défense des FAI qui permet de réduire la quantité d’emails indésirables reçus par leurs clients.

Quand un expéditeur est blacklisté, cela peut s’expliquer par le fait que :

  • Le FAI a reçu un trop grand nombre de plaintes pour SPAM de la part de ses clients
  • Le FAI détecte un trop grand volume d’emails envoyé par le même serveur d’envoi
  • Le FAI a détecté une action de phishing dans vos emails
  • Votre IP d’envoi est mutualisée et un autre client a été placé en liste noire suite à ses campagnes (spam)
  • Votre serveur d’envoi a été blacklisté par des acteurs du marché tels que SpamHaus ou encore Signal Spam qui ont signalé vos coordonnées aux FAI et Webmails

Lors d’un blacklistage, il est bien souvent nécessaire de faire intervenir le service support ou délivrabilité de votre solution de routage. Celui-ci fera un audit de votre situation. Il vous préconisera des actions de correction (nettoyage de bases de données, gestion de la pression marketing, segmentation, …) et effectuera également des actions de whitelistage de vos serveurs, IPs et noms de domaines.

Le service Data Quality : fonctionnement et pricing

Quel pack dois-je choisir ?

Le choix de votre pack de crédits dépend de la volumétrie de votre base de contacts ainsi que de la fréquence de mise à jour de celle-ci. Si vous ajoutez de nouveaux contacts régulièrement, il est conseillé de nettoyer fréquemment votre base.

Exemple : si vous avez une base de 10.000 emails à nettoyer et que vous souhaitez réaliser une analyse régulière de cette base de données car les informations qui s’y trouvent sont fragiles, alors il est conseillé de choisir un pack de 50.000 crédits. En optant pour 50.000 crédits, un avantage tarifaire est appliqué et il est possible de réitérer 5 fois l’analyse au cours de l’année.

Quelle est la durée de vie des packs de crédits ?

A compter du paiement de votre pack de crédits, la validité est de 12 mois reconductible pour chaque commande effectuée.

Une fois le délai de 12 mois dépassé, vos crédits sont perdus si vous ne les avez pas consommés ou si vous n’avez pas acheté un nouveau pack de crédits.

Quel est le mode de paiement ?
La facturation des packs de crédits Data Quality se fait uniquement par carte bancaire via un système sécurisé.
Comment procède-t-on pour réaliser un nettoyage ?

Pour débuter le nettoyage d’une base de contacts emails, il faut au préalable créer un compte Data Quality par le biais de la page Tarifs, qui se trouve sur notre site internet. La création de compte s’effectue après le choix de votre Pack de crédit. Une fois votre compte créé gratuitement, il faut procéder au paiement de votre pack de crédits (sauf pour le pack de crédits à 0€). Une fois l’achat finalisé, vous accédez à la solution wewmanager depuis laquelle vous pouvez procéder au nettoyage de votre base d’emails via l’application Data Quality

Une fois connecté à l’application Data Quality, il suffit ensuite de cliquer sur le bouton « Nouveau nettoyage » et de télécharger le fichier que vous souhaitez nettoyer. Un fichier sous format CSV avec obligatoirement un en-tête de colonne Email. Si vous souhaitez bénéficier de l’enrichissement de vos données  (raison sociale, effectif, CA, …), il est nécessaire d’ajouter le numéro de SIRET correspondant à chaque contact dans une colonne nommée « SIRET ».

Vous serez notifié par email dès que le nettoyage de votre base de données sera terminé.

Depuis l’application Data Quality, vous aurez ensuite accès aux statistiques de votre nettoyage et vous pourrez télécharger les résultats pendant une durée d’un mois. Les emails validés seront également disponibles dans l’application Campagne, au niveau du choix de vos destinataires, si vous souhaitez profiter des services d’envois d’emailing de la solution wewmanager.

Combien de temps prend le nettoyage ?

La durée du nettoyage dépend de la volumétrie de la liste de contacts. Le temps estimé pour un fichier de 20mo est de 10 à 15 minutes (soit environ 200.000 emails).

Comment récupère-t-on les résultats du nettoyage ?

Une fois le nettoyage de votre base de données effectué, une notification est envoyée sur l’adresse email liée à votre compte utilisateur Data Quality. Une fois connecté à la solution wewmanager, vous avez simplement à accéder à l’application Data Quality pour y retrouver les résultats de votre nettoyage :

  • Vous avez accès aux statistiques du nettoyage afin d’avoir un aperçu du résultat : pourcentage d’emails valides, de NPAI, etc.
  • Vous pouvez télécharger directement les résultats de votre nettoyage sous format Zip. (version payante uniquement)
  • Si vous utilisez l’application Campagne, vous pouvez charger directement les emails valides dans les destinataires de votre envoi.

Pour des raisons de sécurité, aucun fichier sera envoyé par email. Ils seront uniquement téléchargeables depuis l’application Data Quality.

Qu'est-ce que l'enrichissement des données SIRET ?

En complément du nettoyage de base de données, Data Quality apporte une valeur ajoutée en rajoutant au profil de vos contacts, les informations légales de leur société :

  • Siège social
  • Effectif
  • Chiffre d’affaires …

Pour cela, il suffit d’inclure un champ supplémentaire dans votre fichier csv avec le numéro SIRET relatif à votre contact. Le service Data Quality s’occupe ensuite d’enrichir votre liste de contacts pendant le nettoyage de celui-ci.

Existe-t-il une limite de volumétrie pour le service Data Quality ?
La solution Data Quality traite vos fichiers sans limite de nombre de contacts. Cela a uniquement un impact sur la durée du nettoyage.
J'ai épuisé mes crédits, que faire ?

Si vous avez déjà un compte de créé sur l’application Data Quality, vous pouvez renouveler directement vos crédits depuis la solution wewmanager.

Pour cela, il faut vous rendre sur votre Compte > Mes crédits. Sélectionnez le pack correspondant à votre consommation et effectuez le paiement en ligne (via CB). Vous serez automatiquement recrédité et pourrez utiliser le service de nettoyage Data Quality.

Inscrivez-vous gratuitement dès aujourd'hui !

Un nettoyage et une qualification de vos emails complets.